1. Pourquoi cette Politique de confidentialité ?

Toute personne (ci-après dénommée l’« Utilisateur » ou « Vous ») visitant et/ou utilisant le site internet liés aux services Copl (ci-après dénommé « Site ») ou utilisant nos services Copl, divulgue un certain nombre de données personnelles. Les données personnelles sont des informations qui nous permettent de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

Nous collectons et traitons vos données personnelles conformément à la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel (« Loi vie privée ») et le Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« Règlement » ou « RGPD »).

En utilisant le Site ou nos services, l’Utilisateur déclare avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité et accepte expressément la collecte et le traitement de vos données personnelles de la manière décrite dans ce document.

Nous nous réservons le droit d’apporter à tout moment des modifications à notre Politique de confidentialité.

2. Qui traite vos données personnelles ?

2.1 Le responsable du traitement

Copl est le responsable du traitement et détermine les données personnelles qui sont collectées, les finalités et les moyens du traitement.

2.2 Le(s) sous-traitant(s)

Copl est libre de faire appel à des sous-traitants. Le sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite vos données personnelles à la demande et pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant est tenu d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos données et agit toujours sur instruction de responsable du traitement.

Copl recourt aux catégories de sous-traitants suivantes : Sociétés d’hébergement, CRM, réseaux sociaux (pour la publicité), Amazon Web services, maintenance informatique, logiciel de gestion de mot de passe.

3. Sur quels fondements mes données sont-elles traitées ?

Conformément à la Loi Vie Privée et au RGPD, nous traitons vos données personnelles sur base des fondements juridiques suivants:

Sur base de l’exécution du contrat auquel vous faites partie ou des mesures contractuelles prises à votre demande pour l’utilisation de notre Site et la fourniture de nos services et/ou produits.
Sur base de nos obligations légales pour tout ce qui concerne la gestion de la relation contractuelle, notamment la facturation.
Sur base de notre intérêt légitime pour l’envoi d’informations et de newsletters à nos clients.
Sur base de votre consentement exprès pour l’envoi d’offres promotionnelles (marketing direct).

4. Quelles données personnelles sont collectées ?

Le traitement de vos données personnelles est limité à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies par Copl. Ci-dessous, sont énumérées les catégories de données concernées par le traitement :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, pseudo, adresse)
Données de contact (numéro de téléphone et adresse mail)
Données d’identification électronique (adresse IP, localisation, cookies)
Détails personnels (sexe, âge, enfants, phase de séparation)

Copl peut obtenir les données personnelles par différents moyens :

Lors de votre inscription et utilisation de notre Site et / ou de nos services;
En remplissant des questionnaires (par exemple lorsque vous vous inscrivez);
Via les réseaux sociaux (par exemple quand vous nous contactez sur Facebook);
En plaçant des cookies (voir notre Politique en matière de cookies).

En outre, nous utilisons des cookies en vue de reconnaître l’Utilisateur et de lui offrir une expérience d’utilisation personnalisée, de mémoriser ses choix et de détecter et corriger les éventuelles erreurs présentes sur le Site. Pour plus d’informations sur l’utilisation que nous faisons des cookies, nous vous invitons à consulter notre Politique des cookies.

5. Quelles sont les finalités poursuivies ?

Copl recueille vos données personnelles afin de vous fournir une expérience d’utilisation optimale, personnalisée et en toute sécurité. Le traitement de vos données personnelles est donc essentiel au bon fonctionnement du Site et à la fourniture de nos services. Si des données font défaut, sont erronées ou incomplètes, Copl se réserve le droit de suspendre ou d’annuler certaines opérations.

Copl s’engage à traiter vos données personnelles exclusivement aux fins suivantes:

Gestion de la clientèle ;
Gestion des contentieux;
Marketing et publicité personnalisés si vous y avez expressément consenti.
Dans ce cas, vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment.

En visitant notre Site, certaines données sont collectées à des fins statistiques. Ces données nous permettent d’optimaliser votre expérience d’utilisation. En visitant le Site, vous acceptez expressément la collecte de ces données à des fins statistiques.

6. Qui reçoit vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont destinées à être utilisées à des fins internes. Cependant, Copl se réserve le droit de transmettre ou communiquer vos données personnelles à des tiers tel que les Professionnels sur la plateforme de mise en relation. En utilisant notre Site ou nos Services, vous consentez expressément à ce transfert éventuel de données. Les données sont stockées sur les serveurs Copl avec Amazon Web Services.

7. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Vos données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies. Elles seront effacées de notre base de données dès l’instant où elles ne sont plus nécessaires à la finalité poursuivie ou si vous avez valablement exercé votre droit à l’effacement.

8. Quels sont vos droits ?

8.1. Garantie d’un traitement loyal et licite

Vos données personnelles sont toujours traitées conformément aux fins légitimes explicitées au point 5. Elles sont collectées et traitées de manière adéquate, pertinente et non-excessive, et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies.

8.2. Droit d’accès

Si vous êtes en mesure de prouver votre identité, vous avez le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données. Ainsi vous avez le droit de connaître les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les catégories de destinataires auxquelles les données sont transmises, les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation des données, et les droits que vous pouvez exercer sur vos données.

8.3. Droit de rectification

Les données personnelles inexactes ou incomplètes peuvent être corrigées. Soit directement par l’Utilisateur sur son profil utilisateur soit en nous faisant la demande par écrit à info@copl.eu.

8.4 Droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli »)

Vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles dans les hypothèses suivantes:

Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités;
Vous retirez votre consentement au traitement et il n’existe pas d’autre fondement légal au traitement;
Vous avez valablement exercé votre droit d’opposition;
Vos données ont fait l’objet d’un traitement illégal;
Vos données doivent être supprimées pour respecter une obligation légale.

8.5. Droit à la limitation du traitement

Dans certaines hypothèses, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, notamment en cas de contestation quant à l’exactitude des données, si les données sont nécessaires dans le cadre d’une procédure judiciaire ou le temps nécessaire à Copl pour vérifier que vous pouvez valablement exercer votre droit à l’effacement.

8.6. Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct, de profilage ou aux fins de l’intérêt légitime du responsable du traitement. Copl cessera le traitement de vos données personnelles, à moins qu’il ne parvienne à démontrer qu’il existe des motifs légitimes impérieux en faveur du traitement qui prévalent sur votre droit d’opposition.

8.7. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit d’obtenir toutes les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. A votre demande, ces données peuvent être transférées à un autre prestataire, à moins que cela ne soit techniquement impossible.

8.8. Droit du retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données personnelles, par exemple à des fins de marketing direct.

9. Mesures de sécurité

En vertu de la Loi Vie Privée et du RGPD, Copl s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles (ci-après, « les mesures de sécurité ») destinées à protéger les données à caractère personnel contre la destruction, soit par accident, soit illicitement, contre la perte, la fraude, la diffusion ou l’accès non-autorisé ou contre toute autre forme de traitement ou d’utilisation illégale.

Ces mesures de sécurité garantissent un niveau de sécurité adapté au risque qu’entraîne le traitement. Pour déterminer les mesures de sécurité adéquates, Copl tient compte de l’état de la technique, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes concernées.

Copl s’efforce de fournir tous les efforts raisonnables pour vérifier que leurs systèmes et services de traitement répondent aux exigences de confidentialité, d’intégrité, de disponibilité et de résilience constantes, compte tenu de l’état de la technique et des coûts de mise en œuvre.

10. Notification d’une violation de données

En vertu de la Loi Vie Privée et du RGPD, Copl notifie à l’Utilisateur toute violation de données à caractère personnel dans les plus brefs délais, et au plus tard 24 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre à l’Utilisateur si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de protection des données et/ou aux personnes concernées. Copl doit communiquer à l’Utilisateur les informations suivantes : la nature de la violation de données, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, les catégories et le nombre approximatif de données à caractère personnel concernées, les conséquences probables de la violation de données, et les mesures prises pour remédier à la violation de données ou pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Copl notifie la violation de données au nom et pour le compte de l’Utilisateur à l’autorité de contrôle dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après avoir constaté la violation, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

Copl notifie la violation de données au nom et pour le compte de l’Utilisateur aux personnes concernées dans les meilleurs délais, lorsque cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.

La décision d’informer ou non l’autorité de protection des données et/ou les personnes concernées d’une violation de données incombe à Copl.

11. Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits, vous devez nous envoyer une demande écrite et une preuve d’identité, par mail à info@copl.eu Nous y répondrons dans les meilleurs délais, et au plus tard un (1) mois après réception de la demande.

12. Possibilité d’introduire une plainte

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos données personnelles par Copl, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

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